Integritetspolicy för rekrytering

1. INLEDNING OCH KONTAKTINFORMATION
1.1 I detta dokument beskriver vi hur dina personuppgifter behandlas av Billerud-koncernen när du ansöker till våra tjänster i vårt rekryteringsverktyg (Talentsoft) eller på annat sätt ansöker om ett jobb eller praktik hos Billerud.

1.2 Det är viktigt för oss att du känner dig trygg i att vi hanterar dina personuppgifter med tillbörlig omsorg. Vi har därför vidtagit nödvändiga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst och användning. Vi uppmuntrar dig att läsa igenom detta dokument noggrant.

1.3 Det bolag inom Billerud som du har ansökt om ett jobb eller praktikplats hos är personuppgiftsansvarig och ansvarar därför för den personuppgiftsbehandling som utförs av oss eller för vår räkning. Om du har några frågor om denna behandling får du gärna kontakta vår HR-avdelning eller kontaktpersonen som står angiven som ansvarig för den aktuella rekryteringen, denne kan även hänvisa dig till Billeruds Data Protection Manager (DPM).

2. VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OM DIG?
2.1 Personuppgifter är alla uppgifter som kan kopplas till dig som person. Vi behandlar personuppgifter som du tillhandahåller i samband med att du ansöker till oss, skickar oss din ansökan eller som vi på annat sätt samlar in, såsom:
• Namn, personnummer och kontaktuppgifter.
• Ditt CV och personliga brev.
• Annan dokumentation som du har tillhandahållit, såsom betyg, anställningsintyg, nuvarande anställningsinformation, m.m.
• Information som vi får i samband med intervjuer, digitala urvalsfrågor, tester eller från referenser som du har tillhandahållit oss.
• Information från bakgrundskontroller (om lämpligt/nödvändigt för jobbet och alltid efter att du fått information om detta i förväg). Vi kommer informera dig om att bakgrundskontrollen kommer genomföras – och 2Secure informerar dig därefter.
• Resultat från alkohol- och drogtester i samband med nyanställningsundersökning (genom företagshälsovården), vilka kan innehålla känslig information om din hälsa.

2.2 Som en del av våra rekryteringsprocesser använder vi arbetspsykologiska tester som tillhandahålls av vår leverantör Assessio. De personuppgifter som behandlas i samband med sådana tester inkluderar ditt namn, kontaktuppgifter samt testresultat och beteendeindikatorer som genereras när du genomför testerna. Denna behandling utförs i syfte att erhålla ett objektivt, strukturerat och kvalitetssäkrat underlag för att bedöma dina beteendekompetenser och lämplighet för den specifika positionen. Den rättsliga grunden för denna behandling är intresseavvägning.

2.3 Vi använder den digitala referenskontrolltjänsten Refapp i våra rekryteringsprocesser. I samband med referenskontroller behandlar vi referenspersonens namn, telefonnummer, e‑postadress samt de personuppgifter som ingår i den bedömning som referenspersonen lämnar. Vårt berättigade intresse är att erhålla strukturerade och relevanta bedömningar av kandidater på ett kvalitetssäkrat sätt för att utvärdera deras kompetenser och lämplighet för den specifika positionen. Referenskontroll är en nödvändig del av rekryteringsprocessen, eftersom den ger kompletterande information som inte kan erhållas på ett lika tillförlitligt sätt genom andra, mindre integritetskänsliga metoder.

2.4 I vissa rekryteringsprocesser genomförs även bakgrundskontroller genom vår leverantör 2Secure. Dessa kontroller utförs endast för positioner där detta är motiverat i enlighet med Billeruds interna riktlinjer. Vilka personuppgifter som behandlas beror på vilken typ av kontroll som genomförs, men kan exempelvis inkludera identitetsuppgifter, information om hos vilka tingsrätter uppgifter efterfrågats, ekonomisk information samt andra uppgifter som krävs för att verifiera den information som du har lämnat under rekryteringsprocessen. Om en bakgrundskontroll blir aktuell informeras du alltid i förväg.

2.5 I samtliga rekryteringsprocesser genomförs nyanställningsundersökning på slutkandidat inför anställning i Sverige via våra partners för företagshälsa (Feelgood, Avonova och Falck). En nyanställningsundersökning innebär ett alkohol- och drogtest, där ett godkänt test är en förutsättning för anställning. I samband med beställning av nyanställningsundersökning lämnar vi ditt namn, personnummer, email och telefonnummer till vår partner för företagshälsa där din undersökning ska genomföras.

2.6 Att du tillhandahåller dina personuppgifter till oss är nödvändigt för att vi ska kunna behandla din ansökan. Om du inte tillhandahåller de begärda uppgifterna kommer vi inte att kunna beakta din ansökan om anställning.

2.7 Utöver den information du tillhandahåller direkt till oss kan vi erhålla personuppgifter från tredje parter såsom: referenser du har tillhandahållit och leverantörer av bakgrundskontroller (där så är lämpligt och efter att du fått information om detta i förväg). Billerud kan även använda andra externa källor som du har godkänt eller tillhandahållit (tex. Linkedin-konto). Information kan också fås från rekryteringskonsulter som intervjuar dig.

2.8 I samband med att vi avser att ingå vissa typer av anställningar kan vi komma att behandla och dela personuppgifter såsom namn, befattning, anställningsform och anställningsperiod med lokala fackliga organisationer. Detta sker i syfte att fullgöra våra skyldigheter enligt tillämpliga kollektivavtal och medbestämmandelagen (MBL).

3. FÖR VILKA ÄNDAMÅL BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
3.1 Vi använder de uppgifter som beskrivs ovan för följande ändamål:
• Utvärdera din ansökan för den aktuella positionen som du har ansökt till och andra jobb som vi bedömer är lämpliga för dig (om du lämnat ditt samtycke till vår behandling), baserat på den information som du har tillhandahållit oss.
• Kontakta dig för att informera dig om framtida jobbmöjligheter som kan vara av intresse för dig (om du lämnat ditt samtycke till vår behandling för framtida anställningsmöjligheter).
• Fatta beslut i vår rekryteringsprocess.
• Fullgöra våra rättsliga skyldigheter och försvara oss om ett rättsligt anspråk skulle riktas mot oss.
• Underrätta lokala fackliga organisationer i enlighet med tillämpliga kollektivavtal och medbestämmandelagen, i syfte att ge dem möjlighet att begära förhandling och att genomföra förhandling.

3.2 Vid processer där antalet sökande, antal lediga tjänster eller andra liknande orsaker innebär en omfattande administrativ belastning för Billerud kan vi komma att använda Microsoft Forms som en del av vår urvalsprocess. Syftet är både att effektivisera administrationen och att säkerställa att urvalet sker på ett faktabaserat och kvalificerat sätt utifrån kravprofilen för den aktuella tjänsten. Ett förifyllt formulär med dina grundläggande personuppgifter (såsom förnamn, efternamn, epostadress och telefonnummer) hämtas automatiskt från vårt rekryteringssystem. Du ombeds besvara frågor som rör din matchning mot kravprofilen för den sökta tjänsten, exempelvis motivation, relevanta erfarenheter, uppsägningstid, löneanspråk och nuvarande bostadsort. Varje urvalsprocess som involverar Microsoft Forms övervakas alltid av en fysisk person. Vi fattar inga rekryteringsbeslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, som skulle ha rättsliga följder för dig eller på liknande sätt väsentligt påverka dig.

4. NÄR RADERAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
4.1 Om din ansökan resulterar i att du blir anställd hos oss eller får en praktik kommer dina personuppgifter att överföras från rekryteringssystemet till HR‑system, och uppgifter kommer därefter att raderas enligt Billeruds allmänna gallringsrutiner för anställda. Om du inte blir erbjuden den specifika positionen/praktiken som du har ansökt om kommer vi behålla dina uppgifter i två år, om vi skulle behöva dem i händelse av rättsliga anspråk (såvida du inte samtyckt till annan behandling).

4.2 Om vi önskar behålla dina personuppgifter i syfte att kontakta dig angående framtida anställningsmöjligheter kommer vi att begära ditt samtycke för detta. I avsaknad av sådant samtycke kommer dina personuppgifter att raderas, med undantag för uppgifter som vi behöver behålla för att skydda vårt berättigade intresse av att försvara oss i händelse av en rättslig tvist. Om du samtyckt till att vi får kontakta dig angående framtida anställningsmöjligheter behåller vi dina uppgifter i två år. Därefter raderar vi dina uppgifter.

4.3 Personuppgifter från referenstagning sparas i sex månader efter att referenstagningen är genomförd, varefter uppgifterna raderas.

4.4 Känsliga uppgifter (bl.a. information om alkohol- och drogtester) samt information från bakgrundskontroller raderas alltid när vi har bedömt utfallet. Testresultat (t.ex. från personlighetstest eller andra tester) raderas efter två år om du inte deltagit i en ny rekrytering under den två‑årsperioden. Om din ansökan resulterar i att du blir anställd hos oss eller får en praktik kan dina testresultat komma att användas under dina två första år som stöd för att vi som arbetsgivare ska kunna erbjuda möjligheter till karriärsutveckling, följa upp mål och eventuella brister eller för att kunna ta disciplinära åtgärder när så är nödvändigt. I förhållande till anställda genomför vi kompetensutveckling och medarbetarsamtal.

5. MED VILKEN RÄTTSLIG GRUND BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
5.1 Vår behandling för rekrytering grundas främst på en intresseavvägning. Detta innebär att vi har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna i samband med vår rekrytering (både för den position du ansökt om och för andra jobb) och vi gör det på ett sätt som inte gör intrång i din integritet. I viss utsträckning är även användningen av personuppgifter nödvändig för att förbereda ett anställningskontrakt.

5.2 När känsliga uppgifter behandlas (bl.a. information från alkohol- och drogtester), är behandlingen nödvändig för att fullgöra skyldigheter och utöva rättigheter inom arbetsrätten.

5.3 Om vi utför någon behandling av uppgifter som kräver ditt samtycke, såsom att begära att du tillhandahåller visst registerutdrag, kommer vi inhämta sådant samtycke från dig i samband med den specifika behandlingen.

5.4 När personuppgifter delas med lokala fackliga organisationer i enlighet med tillämpliga kollektivavtal och medbestämmandelagen grundas behandlingen på vår rättsliga förpliktelse att fullgöra skyldigheter som följer av kollektivavtal och arbetsrättslig lagstiftning (artikel 6.1 c GDPR).

6. VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER TILL?
6.1 Dina personuppgifter kan komma att delas inom Billerud för rekryteringsändamål och till externa parter utanför Billerud (t.ex. bolag som tillhandahåller tjänster till Billerud, såsom rekryteringstjänster, m.m.). Som nämnt ovan använder vi Talentsoft som vårt rekryteringssystem, vilket fungerar som en kandidatportal där dina personuppgifter kommer att behandlas. Följaktligen kan bolag inom Talentsoft‑koncernen och deras underleverantörer som tillhandahåller IT‑tjänster ha tillgång till kandidaters personuppgifter som en del av driften av tjänsten. Talentsoft är en molntjänst och alla underleverantörer omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa integritet enligt GDPR‑standard. Vi delar även personuppgifter med Assessio (arbetspsykologiska tester), Refapp (digital referenskontroll), 2Secure (bakgrundskontroller) samt våra partners för företagshälsa (Feelgood, Avonova och Falck) i enlighet med vad som beskrivs i avsnitt 2 ovan. Vi lämnar också ut uppgifter till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller myndighetsbeslut.

6.2 De bolag som behandlar uppgifter för vår räkning (t.ex. bolag som tillhandahåller tjänster till oss) får endast behandla uppgifterna i enlighet med våra instruktioner och genom avtal säkerställer vi en hög skyddsnivå för dina personuppgifter. Om vi överför dina uppgifter till länder utanför EU/EES, ser vi till att lämpliga säkerhetsåtgärder har vidtagits, t.ex. genom att inkludera EU‑kommissionens standardavtalsklausuler för dataöverföring (som är tillgängliga på EU‑kommissionens webbplats) i våra avtal med parter som behandlar personuppgifterna.

6.3 I samband med nyanställningar kan vi komma att dela vissa personuppgifter, såsom namn, befattning, anställningsform och anställningsperiod, med lokala fackliga organisationer. Detta sker för att fullgöra våra skyldigheter enligt tillämpliga kollektivavtal (bl.a. Allmänna anställningsvillkor och Pappers centrala kollektivavtal) samt medbestämmandelagen (MBL), i syfte att ge respektive facklig organisation möjlighet att begära förhandling och utföra förhandling.

7. DATASÄKERHET
7.1 Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, utlämnande eller förstöring inom vårt rekryteringssystem. Vi ställer strikta säkerhetskrav på våra tjänsteleverantörer genom avtalsmässiga förpliktelser. Åtkomst till rekryteringssystemet kontrolleras genom individuella användaruppgifter, bestående av ett personligt användar‑ID och lösenord. Åtkomst till personuppgifter beviljas endast till personal som behöver sådan åtkomst för att utföra sina uppgifter och skyldigheter i samband med sin roll inom Billerud.

7.2 Säkerheten för personuppgifter säkerställs även vid överföring eller utlämnande av uppgifter till andra personuppgiftsbiträden. De åtgärder som vidtas varierar beroende på uppgifternas känslighet och inkluderar bl.a. identifiering av behöriga mottagare och kryptering.

7.3 Kandidatuppgifter behandlas primärt elektroniskt i rekryteringssystemen. Om utskrifter görs eller manuella uppgifter på annat sätt behandlas har den personal som hanterar rekryteringsprocessen instruerats att hantera materialet varsamt och säkerställa att materialet endast lämnas ut till de anställda inom Billerud som ansvarar för rekryteringen och relaterade beslut, samt att förstöra materialet när det inte längre behövs i samband med den aktuella rekryteringsprocessen eller om kandidaten begär det.

8. DINA RÄTTIGHETER I SAMBAND MED VÅR PERSONUPPGIFTSBEHANDLING
8.1 Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har du följande rättigheter i samband med att vi behandlar dina personuppgifter:
• Rätt till tillgång, dvs. en rätt att få information om vilka uppgifter vi behandlar om dig och en kopia på de uppgifter som behandlas.
• Rätt till rättelse, dvs. en rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Rätt till radering, dvs. en rätt att få uppgifter raderade.
• Rätt till begränsning av behandling, dvs. en rätt att begära att vår behandling begränsas, t.ex. om du anser att de personuppgifter vi behandlar är felaktiga.
• Rätt till dataportabilitet, dvs. en rätt att begära att vi ska överföra dina personuppgifter till ett annat bolag.
• Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter.
• Rätt att återkalla ditt samtycke (detta påverkar dock inte lagligheten av den behandling som gjorts med stöd av ditt samtycke innan detta återkallades).
• Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet om du anser att vår behandling inte sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

8.2 Vissa av rättigheterna ovan gäller bara i vissa situationer. Om du skulle vilja utöva någon av dessa rättigheter ber vi dig kontakta vår DPM, företrädesvis genom att skicka ett epostmeddelande till privacy@billerud.com.

9. UPPDATERINGAR
9.1 Vi kan komma att uppdatera denna integritetsinformation från tid till annan. Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på vår hemsida i ansökningsformuläret under Karriär.